Redação oficial - Manual de Redação da Presidência da República

  LÍNGUA PORTUGUESA: Redação Oficial em provas objetivas

Londrina (PR) – Maringá (PR)

LÍNGUA PORTUGUESA: Redação Oficial em provas objetivas

(FEV / 2011)

Aulas 100% presenciais

2  Redação Oficial

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência”.

3  I C U C U I mpessoalidade C lareza U niformidade C oncisão

U so de linguagem formal

4  Uniformidade

As comunicações oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) – ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

5  Comunicação da Redação oficial

Autor Receptor Adm. Púb. Cidadão Administração Pública

6  Impessoalidade ausência de impressões individuais de quem comunica;

da impessoalidade de quem recebe a comunicação;

o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público .

7  Linguagem Formal É obrigatória - UNIVERSAL

As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos.

É obrigatória - UNIVERSAL

8  Concisão

Transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras

9  Pronome de TRATAMENTO Usa-se Vossa Excelência

Representantes dos Três Poderes:

Legislativo

Executivo

Judiciário

Usa-se Vossa Excelência

10  Concordância com os Pronomes de Tratamento

É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.

Sempre 3ª pessoa – o, a, os, as, lhe, lhes, seu, seus, sua, suas.

11  Vossa ________ - para falar com

Sua __________ - para falar de

Correspondência de tratamento:

Seu, sua, seus e suas

Lhe, se.

12  Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”). Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”. 

13  Emprego dos Pronomes de Tratamento

Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São de uso consagrado:

Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

14  a) do Poder Executivo; Presidente da República;

Vice-Presidente da República;

Ministros de Estado[1];

Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;

Oficiais-Generais das Forças Armadas;

[1] Nos termos do Decreto no 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, parágrafo único, são Ministros de Estado, além dos titulares dos Ministérios: o Chefe da Casa Civil da Presidência da República, o Chefe do Gabinete de Segurança Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República, o Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União.

15  b) do Poder Legislativo:

Embaixadores;

Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;

Secretários de Estado dos Governos Estaduais;

Prefeitos Municipais - incluindo os vices.

b) do Poder Legislativo:

Deputados Federais e Senadores;

Ministros do Tribunal de Contas da União;

Deputados Estaduais e Distritais;

Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;

Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.

16  c) do Poder Judiciário:

Ministros dos Tribunais Superiores;

Membros de Tribunais;

Juízes;

Auditores da Justiça Militar.

17  O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo e vírgula:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República (Executivo), Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional (Legislativo), Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal (Judiciário).

18  As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo e vírgula:

Senhor Ministro,

Senhor Senador,

Senhor Juiz,

Senhor Deputado,

Senhor Governador,

Senhor Prefeito,

19  Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo redundante sua repetição.

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares.

20  Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito, em Medicina e em Odontologia. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. 

21  Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidades e outras instituições de ensino superior. Corresponde-lhe o vocativo:

Magnífico Reitor,

(...)

Hoje em dia, é perfeitamente aceita a forma Vossa Excelência para tratar os reitores. Neste caso, a invocação pode ser simplesmente Senhor Reitor. Isso ocorre porque a forma é muito cerimoniosa, empolada, difícil de escrever e pronunciar e em desuso por sua abreviatura engraçada. Já não existe distanciamento entre a pessoa do reitor e o corpo docente e discente.

22  Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são: Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa e ao Dalai Lama. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre, (...) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal, 

23  Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para monsenhores, cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos. 

24  Fechos para Comunicações

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior: Atenciosamente,

Ficam excluídas as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, especificados no Manual de Redação Oficial e Diplomática do Ministério das Relações Exteriores.                                                                                                                                                                            

25  Identificação do Signatário

Exceto as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) Nome Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República Ministro de Estado da Justiça

26  Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.        

 O Padrão Ofício Documentos
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando.

8 (O aviso, o ofício e o memorando)
Documentos Partes do documento no Padrão Ofício: (O aviso, o ofício e o memorando) a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede; b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita: c) assunto: resumo do teor do documento d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:

9 Documentos Introdução: Que se confunde com o parágrafo de abertura,
na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: "Tenho a honra de", "Tenho o prazer de", "Cumpre-me informar que", empregue a forma direta; Desenvolvimento: no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; Conclusão: em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.

10 Documentos f) Fecho: O manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente g) assinatura do autor da comunicação; h) identificação do signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura.

11 Documentos Forma de diagramação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) é obrigatória constar a partir da segunda página o número da página; d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direta terão as distâncias invertidas nas páginas pares ("margem espelho"); e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda; f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura; g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco; i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento; j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto; n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;   o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo Ex.: "Of relatório produtividade ano 2002"

12 TIPOS DE CORRESPONDENCIAS OFICIAIS
Documentos TIPOS DE CORRESPONDENCIAS OFICIAIS (Definição e Finalidade) 1) Aviso e Ofício* Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares. Podem ser utilizados para fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação.

13 Documentos O memorando: é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Forma e Estrutura: padrão ofício - destinatário é mencionado pelo cargo.

14 Documentos 3) Exposição de Motivo é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto; b) propor alguma medida; ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. Em regra, é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial. Forma e Estrutura: padrão ofício.

15 Documentos 4. Telegrama O telegrama é toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc. Por tratar-se de forma de comunicação custosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v.1.4. Concisão e Clareza). Forma e Estrutura Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu site na Internet. É caro porque é cobrado por caractere e depende dos correios.

16 Documentos 5. Mensagem É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fatos da Administração Pública, expor plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa, submeter ao Congresso matérias que dependem de deliberação, apresentar veto, encaminhar medida provisória, autorizar ao Presidente e ao vice para se ausentarem, encaminhar concessão e renovação de emissoras de rádio e TV etc.

17 Documentos 6. Correio Eletrônico
O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial . O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura.

18 Documentos 7) Fax O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que é utilizada para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. Não é caro porque usa linha telefônica.
19 Documentos Fax Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. é., de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada.